Ooit, met de kantonrechtersformule, was het bepalen van een vergoeding bij ontslag relatief eenvoudig. Tegenwoordig zijn er heel wat meer zaken waarop je moet letten bij ontslag van een werknemer. Merel Kortenhorst, Senior Manager People Advisory Services bij EY, licht er enkele uit. ‘Ontslagvergoedingen zijn nog meer maatwerk geworden.’
Wat is momenteel een belangrijke trend in de ontslagwereld?
Kortenhorst: ‘Ik merk dat de klassieke ontslagvergoeding een stuk minder populair is dan vroeger. Nog steeds bestaat die deels uit geld. Maar steeds meer ook uit een outplacement-vergoeding om een werknemer van werk naar werk te begeleiden. Om iemand de mogelijkheid te geven om een goede nieuwe baan te vinden. In zo’n totaalpakket van de ontslagregeling zit daardoor ook vaak een vergoeding voor scholing. Bij outplacement moet je denken aan bijvoorbeeld een loopbaanscan, om daarmee op korte termijn een passende nieuwe werkkring te vinden. Bij scholing worden cursussen en opleidingen aangeboden.’
Waar bestaat zo’n totaalpakket bij ontslag nog meer uit?
‘Van oudsher zitten de advocaatkosten erin opgenomen. Zo’n advocaat is nodig om de werknemer te helpen bij het begrijpen van de uiteindelijke ontslagovereenkomst. Wat je nu echter ook steeds meer ziet is dat werknemers die worden ontslagen financiële hulp wordt aangeboden. Dus naast een advocaat is er een – vaak extern ingehuurde – financieel specialist die de werknemer helpt met de financiële impact van het ontslag.’
Wat moet een salarisprofessional met deze kosten?
‘Belangrijk is ze goed in de salarisadministratie te verwerken. Die advocaatkosten moeten uiterlijk bij de laatste reguliere salarisbetaling worden verwerkt. Vaak is dat de eindafrekening met het vakantiegeld. Dat is wel een relevant aandachtspunt, want de advocaatkosten moeten echt uiterlijk op dat moment worden verwerkt. Anders kunnen ze niet worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de werkkostenregeling. Dan zijn er nog de kosten voor een financieel adviseur. Daarmee wordt in de praktijk verschillend omgegaan.’
‘Bij grote reorganisaties bij omvangrijke bedrijven zie je vaak dat er een soort standaard financiële hulp wordt aangeboden, terwijl kleinere organisaties bij individuele gevallen vaker kiezen voor persoonlijk advies aan een werknemer. Meer maatwerk dus. In het eerste geval is er geen sprake van loon, terwijl de tweede situatie eigenlijk altijd als loon wordt gezien.’
‘Om de werknemer daar vervolgens geen nadeel van te laten ondervinden – je wilt niet dat die werknemer belasting moet betalen over de financiële hulp die jij aanbiedt – kun je die in de vrije ruimte van de werkkostenregeling laten vallen. Hier moet je goed op letten als salarisadministrateur. Onlangs heeft de Belastingdienst trouwens een Kennisgroepstandpunt over dit onderwerp gepubliceerd. Dat geeft duiding over hoe de Belastingdienst naar dit soort kwesties kijkt.’
Bij ontslagvergoedingen gaat het tegenwoordig dus om complexe, veelomvattende pakketten die aan een werknemer worden aangeboden?
‘Zeker, en die kunnen niet alleen van organisatie tot organisatie verschillen, maar ook binnen een organisatie van individu tot individu. Je kunt je voorstellen dat iemand die kort voor zijn pensioen zit, weinig behoefte heeft aan een outplacementtraject of scholing. Die zit waarschijnlijk meer te wachten op geld, of juist op zo’n financieel adviseur die hem ondersteunt. Ontslagvergoedingen zijn dus echt nog meer maatwerk geworden.’
Gaat er eigenlijk in de praktijk veel mis met het door salarisadministrateurs verrekenen van een ontslag- of transitievergoeding? Of met het vaststellen van de eindafrekening?
‘De ontslag- en transitievergoeding gaat vaak goed. Het helpt natuurlijk dat de overheid een handige rekentool heeft waarbij salarisadministrateurs stap voor stap naar het juiste antwoord worden geleid. Is de werkgever überhaupt een transitievergoeding verschuldigd en zo ja, wat is de precieze hoogte ervan? En dat de transitievergoeding bij ontslag geldt als loon uit vroegere dienstbetrekking en dat je daarom de groene tabel voor bijzondere beloningen moet gebruiken, is natuurlijk ook niets nieuws.’
‘Waar het nog wél eens misgaat, is bij de eindafrekening. Vaak zie je dat bij een vertrek van een werknemer een overname van bedrijfsmiddelen wordt gedaan. Dan wil een werknemer bijvoorbeeld een tablet, telefoon of auto overnemen. Dat zit dan ook weer in dat totaalpakket bij ontslag en vertrek. Zo’n bedrijfsmiddel moet je verrekenen tegen de waarde ervan in het economisch verkeer.’
‘Veel bedrijven gebruiken echter ten onrechte de boekwaarde, waarbij ze ervan uitgaan dat iets tot nul wordt afgeschreven. In de praktijk zit hier nogal eens verschil tussen. Neem een smartphone, die vaak in drie tot vijf jaar wordt afgeschreven. Maak als je online om je heen kijkt, zie je dat een zes jaar oude smartphone echt nog wel wat waard is. Het verschil daartussen wordt beschouwd als loon.’
Kortom, geen vriendenprijsjes afspreken voor bedrijfsmiddelen?
‘Nee, dat kan niet zonder fiscale gevolgen. Een ander voorbeeld is de auto van de zaak. Vaak zit daar een leasemaatschappij tussen en die zal ongetwijfeld een zakelijke prijs rekenen. Maar stel dat de auto bij jou als werkgever op de balans staat, dan ben je wellicht geneigd om een schappelijke prijs te rekenen. Dan is er sprake van een loonvoordeel. Bepaal dus altijd goed de reële waarde als een werknemer een laptop of iets dergelijks wil overnemen.’
‘Doe je dat niet, of niet goed, dan is de consequentie dat je dat bij een werknemer die uit dienst is moet corrigeren in de loonaangifte. Met andere woorden, je moet dan geld gaan ophalen bij een oud-werknemer. Een andere optie is dat je het bedrag bruteert op de loonstrook, met fiscale gevolgen voor de werkgever. In beide gevallen is dat onwenselijk.’
‘Een uitzondering hierbij is de ter beschikking gestelde fiets, een populair bedrijfsmiddel. De staatssecretaris heeft vorig jaar goedgekeurd dat je rekening mag houden met een waardevermindering van 20 procent per jaar. Bij een fiets is dus wel sprake van een lineaire afschrijving.’
‘Bij dit alles geldt: documenteer alle gemaakte afspraken goed, zodat je eventueel later aan de Belastingdienst kunt aantonen hoe het zit. En let zeker ook op de periode waarin een werknemer eventueel non-actief is, voorafgaand aan diens ontslag. Grote kans dat als een werknemer thuis zit, hij zijn auto van de zaak vaker voor privédoeleinden zal gebruiken. Is er dan niet sprake van excessief privégebruik? Voldoe je als werkgever nog wel aan de fiscale regels voor het ter beschikking stellen van een laptop?’
De Wet arbeidsmarkt in balans (Wab) was in 2020 een reus van een wet, met gevolgen voor ontslag. Zijn er meer relevante wetswijzigingen geweest?
‘In 2021 kwam de wetgever met de tijdelijke drempelvrijstelling Regeling vervroegde uittreding (RVU). Die loopt in principe nog tot 31 december 2025. Of die verlengd wordt is nog niet bekend. De RVU heeft als doel aan werknemers een maandelijkse uitkering te geven als overbrugging van de periode tot aan hun pensioen of AOW.’
‘De tijdelijke drempelvrijstelling betekent een versoepeling voor werkgevers. Want normaal gesproken ben je als werkgever 52 procent pseudo-eindheffing – dit is een werkgeversheffing – verschuldigd over deze specifieke ontslagvergoeding. Dat zijn flinke bedragen. Nu geldt deze belasting niet tot een bedrag van bruto 2.182 euro per maand, in het boekjaar 2024.’
‘Je ziet bedrijven hierop inspelen. Dan passen ze hun ontslagaanbieding aan dit bedrag aan, zodat ze niet boven die drempelvrijstelling uitkomen. Of ze letten bij een reorganisatie in het bijzonder op oudere werknemers, zodat ze van deze regeling gebruik kunnen maken. De RVU-eindheffing is verschuldigd in het loontijdvak waarin de werknemer de uitkering geniet. Dat betekent dat als je als salarisadministrateur op een later moment tot de conclusie komt dat er in een situatie eigenlijk sprake was van RVU, je weer moet gaan corrigeren. Probeer dat te voorkomen.’
Klant: Salaris Magazine – uitgeverij Vakmedianet
Doelgroep: salarisprofessionals
Publicatiedatum: juni 2024
Wil je ook zo’n tekst?